Bij veel ondernemers zit de gedachte er diep in: als je wil groeien, heb je meer mensen nodig. Maar die vlieger gaat niet meer op. Ja, groeien vraagt om een investering, maar dan liever in digitaliseren en automatiseren. Dat is nog een proces op zich. In deze blog vertelt accountmanager Lennart Schultz van Arrix er meer over.
“Hoe je groeit zonder extra personeel? Digitaliseren”, is het korte antwoord van Lennart. “Ik begin altijd met het bedrijfsvraagstuk, ieder bedrijf loopt tegen bepaalde zaken aan. De vuistregel om te digitaliseren is simpel: als je ergens vaak hetzelfde aan het doen bent, kun je aannemen dat een computer dat werk ook zou kunnen doen. Dus: repeterende, logische handelingen. Wij zien bijvoorbeeld dat heel veel informatie nog wordt overgetypt. Informatie die naar een ander persoon of systeem moet, wordt dan handmatig verwerkt. Niet nodig, het is allemaal extra werk. Je kunt dan inderdaad een extra personeelslid aannemen om orders te verwerken en facturen in te boeken en te verzenden. Maar je kunt ook investeren in een computerprogramma dat dat voor je doet.”
Duur?
Lennart ervaart dat veel bedrijven en organisaties voor zichzelf obstakels opwerpen om níet te digitaliseren. “Ze zien het als een kostenpost. Ja, het kost geld. Software, licenties en onderhoud zijn allemaal duur. Maar vergelijk het eens met de kosten van een medewerker. En software wordt niet ziek en maakt geen fouten. Dat geeft weer minder stress en de mensen die je hebt, kunnen zich bezighouden met belangrijke zaken.” Zeker, je houdt ook aan digitalisering werk, er is op een gegeven moment iemand die de data in moet voeren in het systeem. Maar de verwerking daarvan kun je wél automatiseren. “Als je van je dagelijkse werkzaamheden al de helft aan een computer over kunt laten, boek je al veel winst.”
Hoe pak je het aan?
“We kijken naar de digitale volwassenheid van een bedrijf of organisatie”, vertelt Lennart. Dus naarmate een organisatie al meer gedigitaliseerd is, hoe makkelijker de stap te maken is. Als je elke keer bent meegegroeid met de digitale ontwikkeling en steeds al een kleine investering hebt gedaan, is de nieuwe stap voorwaarts makkelijker en goedkoper te nemen. “Maar als je het nooit hebt bijgehouden, praat je over een grote investering met dan ook weer een groot rendement.” Er zijn manieren om te meten of de mate van digitalisering nog klopt met de werkzaamheden in de organisatie.
Veranderen!
Het is een bekend gegeven: iedereen wil verandering, maar niemand wil veranderen. Anders gezegd: hoe krijg je je mensen mee en maak je ze enthousiast voor het digitaliseren van bepaalde processen? Lennart: “Ik neem ze vroeg mee in de plannen. Natuurlijk kun je nooit iedereen blij maken, maar als medewerkers weten hoe het eruit komt te zien en tot op zekere hoogte naar hun wensen kan worden ingericht, gaan ze bijna altijd wel mee in de plannen. En dan verandert tegenstribbelen in ernaar uitkijken.” Workshops en trainingen maken de implementatie compleet.
Meer weten?
Zeker in het MKB valt nog veel te doen qua digitaliseren en automatiseren. Tegelijkertijd is het vinden van personeel vaak een uitdaging op zich. Een deel van de oplossing ligt voorhanden! Meer weten? Bel gerust voor meer informatie.