Ben je al een beetje gewend aan het thuiswerken? De meeste werknemers wel. Onderzoek toont aan dat bijna de helft van de Nederlanders thuiswerken omarmt, ook na deze bijzondere tijd. Online vergaderingen, webinars, dagelijkse stand-ups of andere digitale meetings blijven onderdeel van je werk. En dan doe je het beter ook maar goed! Het is nu tijd voor het professionaliseren van je online vergaderingen.
Digitaal vergaderen heeft ook minder leuke kanten
Tijdens digitale meetings kwam ik er achter dat deze vorm van vergaderen veel voordelen oplevert. Maar dat er ook minder leuke kanten zijn. Collega’s krijgen telefoon en nemen die gewoon op tijdens de virtuele vergadering. Ze verdwijnen dan uit beeld en doen niet meer mee aan de vergadering. Naar live meetings nemen ze de telefoon niet eens mee.
Oh ja en dan die achtergrond geluiden. Werk en privé gescheiden houden is niet altijd gemakkelijk. Zijn het de kinderen niet, dan is het de hond of het koffiezetapparaat (ja een kopje koffie pakken doet men nu ook gewoon) wel. Zeg maar gerust dat je heel wat voor je kiezen krijgt tijdens deze online samenkomsten.
Voorkom ergernissen
Wil je dit soort ergernissen voorkomen dan moet je van tevoren goede afspraken maken. Bij aanvang van de lockdown dacht je daar nog niet over na. Maar nu alles langer duurt en de vergaderingen nog steeds online plaats vinden is het van belang dat je duidelijke werkafspraken maakt. Deelnemers van de vergadering informeer je vooraf over deze regels. Maak je vooraf afspraken met elkaar, dan spreek je elkaar er ook gemakkelijker op aan. Daarnaast geeft het structuur en orde tijdens de vergadering.
Met deze 7 tips maak je online vergaderen professioneler
Wij geven je alvast een aantal tips die ook voor je werkafspraken toepasbaar zijn en waarmee je jouw online vergaderingen nog professioneler maakt.
1. Bereid je goed voor
Ben je de organisator van de vergadering, weet dan wie de deelnemers zijn en kijk of iedereen er is. Mocht iemand niet in de vergadering komen, weet dan hoe je hem of haar anders bereikt Ben je deelnemer van de vergadering dan is voorbereiden altijd een must. Ook wanneer je op locatie vergadert in plaats van digitaal vergadert. Wees op de hoogte van de agenda en de onderwerpen.
2. Wees op tijd
Begint je meeting om 10:00 uur log dan niet pas om 10:00 uur in. Zit wat eerder klaar. Ga alvast online en check of alles het doet Ben je nieuw met de software voor online vergaderen? Test deze dan van tevoren zodat je op tijd deelneemt aan jullie online bijeenkomst .
3. Wijs een gespreksleider aan
De gespreksleider deelt online de agenda voor de vergadering. Ook checkt de gespreksleider vooraf of iedereen zijn microfoon het doet en dat je (indien mogelijk) oogcontact maakt. Kennen de deelnemers elkaar niet, stel jezelf en de andere deelnemers dan bij aanvang voor. Zo weet iedereen wie er aanwezig is en wat de rol van die persoon is. De gespreksleider bewaakt ook de tijd en eindigt op tijd.
4. Concentreer je en wees kort en bondig
Houd de focus op de onderwerpen van de vergadering. Ga geen andere dingen doen, zoals je mail checken of nog iets bijwerken. Laat je telefoon even links liggen en eet niks. Online vergaderen vergt meer concentratie. Je bent sneller afgeleid. Wees daarom kort en bondig. Merk je dat iemand is afgeleid spreek hem of haar hier dan op aan.
5. Denk om je lichaamstaal
Kijk recht in de camera. Gebruik dezelfde lichaamstaal en uitdrukkingen als in een face-to-face gesprek. Wees er alert op dat (sommige) non-verbale signalen minder zichtbaar zijn voor de andere deelnemers. Ook kleding is erg belangrijk. Draag rustige kleding. Vermijd patronen en draag geen reflecterende sieraden.
6. Blokkeer achtergrondgeluiden
Zet de “mute”knop aan wanneer je niet spreekt. Je voorkomt dat achtergrondgeluiden hiermee hoorbaar zijn. Dit kan storend zijn en onprofessioneel overkomen. Niet alleen de geluiden, maar ook de achtergrond zelf kan storend zijn. Laat deze zo min mogelijk afleiden. Neem een rustige neutrale achtergrond, zoals een witte muur. In Teams kun je zelf ook je achtergrond aanpassen of vervagen.
7. Maak duidelijk dat je wilt spreken
Onderbreek niemand en praat niet tegelijkertijd. Daarom geef je duidelijk aan dat je wilt spreken. Maak je bij je online vergadering niet gebruik van beeld, dan is het zeer handig om je naam eerst te noemen alvorens je reageert. Heb je wel beeld en maak je gebruik van Teams dan is er nu de functie “hand opsteken”. Hiermee maak je duidelijk dat je iets inbrengt in de vergadering
Kortom je gedraagt je zoals je dat ook in een fysieke vergadering doet. Of het nu om een digitale of een fysieke vergadering gaat, mensen willen dat je ze ziet, hoort en respecteert.
Alleen maar online, no way!
Nu we allemaal weer wat meer bij elkaar komen, mits we de 1,5 meter in acht nemen, kun je ook weer kiezen voor een vergadering op locatie. Ga na wat het doel van je vergadering is . Bij een korte, structurele vergadering heeft online vergaderen de voorkeur. Maar wil je dieper op de inhoud ingaan, dan is fysiek samenkomen effectiever. Denk bijvoorbeeld aan een brainstormsessie of een dagelijkse stand-up.