Rondom Exact bieden we een aantal pakketten aan, waaronder ImageCapture van Scan Sys. Dit pakket is uitermate geschikt voor een snelle en foutloze factuurverwerking, maar het kan meer. Denk aan het verwerken van vrachtbrieven, pakbonnen, declaraties en koppelingen met andere softwarepakketten. Onze Exact Consultant Thomas Visser vertelt er meer over.
Ontvangen facturen worden door ImageCapture gedigitaliseerd en gelezen. “Bijna alle facturen komen tegenwoordig per e-mail binnen. ImageCapture kan de aangewezen e-mailbox uitlezen en de factuur onderbrengen bij de juiste administratie. Je kunt dus direct een scheiding aanbrengen. De factuur wordt klaargezet om verder afgehandeld te worden. De gebruiker kan een bepaalde workload in behandeling nemen en de facturen inboeken of anderszins verwerken”, vertelt Thomas. De software scant en herkent de essentiële data als de factuurdatum, leverancier en verschillende bedragen. Inkoopfacturen worden zo snel en eenvoudig verwerkt. Voordeel is dat ImageCapture integreert met een groot aantal financiële- en ERP-systemen en heeft zo toegang tot alle relevante data. Zo kan makkelijk een match worden gemaakt met bestellingen en ontvangsten. De software maakt gebruik van OCR-techniek.
Standaarden en extra
“Alles wat op papier staat kun je digitaal maken. Factuur, pakbon, vrachtbrief en een regulier document, dat maakt niet uit. De software maakt het mogelijk om daarnaast functionaliteiten bij te bouwen. Maar de basis is al erg goed.” De workflow-functionaliteit maakt het op deze manier mogelijk om zeer complexe facturen en andere documenten eenvoudig te verwerken. Gebruikers kunnen facturen goed- of afkeuren, delegeren, een vraag stellen of voor een afwezige collega waarnemen. “Er zijn een aantal standaarden, maar je kunt dus ook maatwerk toevoegen.”
Koppelingen
ImageCapture is in staat om koppelingen aan te gaan met de meeste en meest gebruikte ERP-, financiële- ,TMS- en CRM-applicaties. “Zelf werken wij met Exact, dat werkt prima. Exact Globe, Exact Online, Exact Synergy. Voorheen in Globe i.c.m. Exact Synergy boekten we eerst een factuur in via Exact, daarna door naar de workflow in Synergy en daar kon je de factuur bekijken en fiatteren. Tegenwoordig gaat het via een eigen workflow en archief systeem van ImageCapture, in één database. En dat gaat allemaal via het workflowsysteem van Scan Sys.” De meeste afnemers gebruiken nu het standaard workflowsysteem van Scan Sys. Postverwerking wordt nog wel vaak aan Exact Synergy gekoppeld, omdat het handig is om post te digitaliseren en in iemands takenlijst te zetten. Exact Globe wordt veel gekoppeld aan ImageCapture/Scan Sys. Na het verwerken en inboeken via Scan Sys gaat de factuur naar Exact Globe waar de kosten verder worden geboekt en de factuur-bijlage wordt opgeslagen. “Bij de factuur kun je zo direct de bijlage vinden, maar ook vanuit andere invalshoeken is de bijlage terug te vinden (bijv. vanuit de grootboekrekening waarop de kosten geboekt zijn). Vervolgens gaat de workflow van de fiatteur lopen. Bij het inboeken geef je al de route aan die de factuur moet lopen, koppel je deze aan de crediteur of stuur je deze op basis van grootboekrekening, project en kostenplaats die bij de boeking is gebruikt. Zo werken Globe en Scan Sys naadloos samen.
Prettig
Zelf is Thomas te spreken over de prettige interface en gebruikersvriendelijkheid. “Er zijn daarnaast verschillende handigheidjes die het werken heel efficiënt maken.” We laten het graag zien tijdens het webinar.
Webinar
Op woensdag 26 juni, 10.00 uur presenteren we een webinar Inkoopfactuurverwerking met Exact Software in samenwerking met onze collega’s van Collabite. Vinçon Estourgie van Scan Sys vertelt tijdens het webinar over ImageCapture en de meerwaarde van Scan Sys voor de administratie. Je kunt hier inschrijven. Deelname is gratis.