Een adequaat functionerend ERP-systeem is van strategisch belang voor jouw organisatie. Voordat je een beslissing neemt over je nieuwe ERP systeem wordt er eerst een toepasbaarheidsonderzoek uitgevoerd. Regelmatig wordt mij de vraag gesteld wat een toepasbaarheidsonderzoek is en waarom dit uitgevoerd moet worden.
Wat is een toepasbaarheidsonderzoek?
In een toepasbaarheidsonderzoek worden de eisen en wensen voor een nieuw ERP-systeem tot in detail uitgewerkt en getoetst aan de mogelijkheden van de software. Een consultant interviewt kerngebruikers van verschillende afdelingen en brengt de huidige en gewenste werkwijze verder in kaart. Deze eisen en wensen worden tegen de software aangehouden en uitgeschreven in een rapport. Hierbij wordt aangegeven hoe dit zich vertaald naar het pakket. Op deze manier worden in een vroegtijdig stadium (voor de definitieve aanschaf) de mogelijkheden en eventuele knelpunten aan het licht gebracht.
Waarom een toepasbaarheidsonderzoek?
In het salestraject is het vaak de accountmanager de door middel van een gelikte demonstratie de klant probeert te overtuigen van alle voordelen van de software. Hierdoor worden vaak de sterke punten uitgelicht, maar wordt er onvoldoende stil gestaan bij beperkingen. Ook de tijd die leveranciers krijgen voor een demonstratie is vaak onvoldoende om goed alle functionaliteiten uit te lichten. De klant krijgt dus vooral de positieve eigenschappen van de software te zien.
Daarnaast blijkt in de praktijk dat eisen en wensen vaak onvoldoende concreet en ondubbelzinnig zijn beschreven. Hierdoor blijft er ruimte voor interpretatie, waardoor de geïmplementeerde oplossingen toch niet altijd aan de verwachtingen voldoen.
Om dit te kunnen tackelen kan een toepasbaarheidsonderzoek uitgevoerd worden. De processen worden veel gedetailleerder in kaart gebracht. Vervolgens kan duidelijk aangegeven worden wat de mogelijkheden zijn en waar mogelijke knelpunten liggen. Aan de hand van het onderzoek kan je dan een gefundeerde beslissing nemen over het ERP pakket. Een bijkomend voordeel is dat de scope veel duidelijker is voorafgaand aan de implementatie. Hierdoor is de kans veel kleiner dat het project uit de gestelde tijd en kosten loopt.
Webinar
Benieuwd naar hoe een toepasbaarheidsonderzoek onderdeel is van een implementatietraject? Wij vertellen je er meer over in ons webinar “het recept waarmee je je uitdagingen omzet in kansen”, speciaal voor de voedingsindustrie. Het webinar is op dinsdag 14 november a.s. en je kunt gewoon deelnemen vanaf je eigen werkplek, vanaf 10.00 uur.