Een bankkoppeling met je boekhoudpakket bespaart een hoop tijd. Maar niet alle bankafschriften worden op de juiste manier herkend, waardoor je toch handmatig werk overhoudt. Als je de juiste toewijzingsregels inregelt in Exact, maak je jouw bankkoppeling nog slimmer.
Met toewijzingsregels automatiseer je namelijk de toewijzing van geïmporteerde banktransacties. Jouw Exact software herkent automatisch terugkomende bank betalingen en ontvangsten. Heel handig en bespaart je veel tijd! We vertellen je er meer over.
Hoe werkt de bankkoppeling?
De bankkoppeling maakt zogeheten “runs”. Hierbij kijkt de software bij de betaling naar een aantal zaken. Als eerste kijkt de software naar de crediteur/debiteurnaam. Daarna matcht deze aan een openstaande post. Als de openstaande post niet wordt gevonden moet je deze handmatig afletteren voordat deze geboekt wordt. Wordt zowel de crediteur/debiteurnaam als de openstaande post niet gevonden dan kijkt de software naar andere informatie op het afschrift zoals bankrekening, “onze ref.” en het bedrag. Is er na de run nog steeds geen herkenning van de betaling dan faalt deze run en wordt het afschrift niet automatisch geboekt. Op dat moment kun je via herkenningsregels de koppeling trainen om op andere dingen te letten.
Toewijzingsregels
Je past toewijzingsregels toe op de afschriften. Vanaf dat moment gaat Exact op bepaalde zaken letten. Je kunt hierbij zelfs de volgorde instellen van waar als eerste op gelet moet worden door Exact over hoe de betaling geboekt moet worden. Toewijzingsregels zijn onder andere bankrekeningnummer, tegenrekeningnummer, omschrijving van de betaling, ISO bank code of relatienaam.
Een praktisch voorbeeld is wanneer het woord “energie” voorkomt in het afschrift. Je stelt dan in Exact in hoe je deze betaling wilt boeken wanneer dit woord op het afschrift voorkomt. Hiermee wordt dit direct geboekt onder je energiemaatschappij als crediteur en op je G-rekening van je nutsvoorzieningen. Vaak is hiervan geen onderliggende factuur die matcht en op deze manier hoef je niet handmatig af te letteren.
Als je toewijzingsregels slim inzet stijgt het aantal herkende afschriften aanzienlijk. Wat tijd bespaart die je aan andere dingen kunt besteden. Komt het bij jou regelmatig voor dat afschriften niet herkend worden? Neem contact op, wij vertellen je graag hoe je dit kunt voorkomen.