Met onze wekelijkse #Microsoft Office 365 update brengen we jou op de hoogte van de belangrijkste ontwikkelingen in Office 365 en uit de roadmap van Microsoft. Deze week een update om meer inzicht te krijgen in gedeelde SharePoint items en een functie die ervoor zorgt dat je hetzelfde bericht op meerdere locaties in Teams kan plaatsen. Daarnaast de toevoeging van handige templates in Microsoft Whiteboard.
Gedeelde items in SharePoint
Eigenaren van een site in SharePoint kunnen vanaf nu rapporten draaien waarmee zij zien welke items allemaal zijn gedeeld. Dit rapport laat zien welke items binnen de organisatie zijn gedeeld, maar ook welke items buiten de organisatie zijn gedeeld. De gegevens zijn op te halen bij sitegebruik onder ‘Gedeeld met externe gebruikers’. Het rapport is in CSV bestand op te halen en bevat de kolommen gebruiker, link met toegang en het item.
Berichten plaatsen op meerdere kanalen in Teams
Wanneer je hetzelfde bericht in meerdere teams wilt delen is dit de perfecte manier. Je kunt een bericht posten in meerdere kanalen met één stap. Deze kanalen kunnen deel uit maken van hetzelfde team, maar het kanaal kan ook in een ander team staan. Dit zorgt voor een snelle manier om een bericht te plaatsen op meerdere locaties in Teams. Tevens werkt het jouw bericht bij in alle kanalen wanneer jij deze hebt bewerkt.
De functie wordt uitgerold in oktober 2019 en gaat als volgt werken: via een willekeurig kanaal selecteer je ‘een nieuw gesprek starten”. Van hieruit typ jij je bericht of aankondiging. Vervolgens selecteer je de optie om het bericht in meerdere kanalen te plaatsen. Daarna kies je de betreffende kanalen. Wanneer je de kanalen hebt geselecteerd verstuur jij het bericht en zal deze geplaatst worden op de gekozen kanalen. Let er op dat je wel de juiste rechten nodig hebt in elk geselecteerd kanaal om daar een bericht te kunnen plaatsen.
Templates voor Microsoft Whiteboard
In onze blog van week 35 spraken wij al over de beschikbaarheid van een webapp van Microsoft Whiteboard. De desktop versie is al beschikbaar en heeft een handige update. Zo heeft Microsoft templates toegevoegd in Microsoft Whiteboard. De templates stellen de gebruiker in staat om makkelijker te werken met Whiteboard, omdat elke template een bepaalde structuur biedt. Het was tot op heden alleen mogelijk om met een leeg blad te beginnen, wat enerzijds veel vrijheid en mogelijkheden biedt, maar anderzijds geen structuur geeft. Met de optie om templates te gebruiken is er een makkelijker startpunt om te bepalen op welke manier je Whiteboard kunt en wilt gebruiken. De volgende templates zijn te gebruiken: Brainstormen, Kanban, Terugblik, digitaal vergaderen, SWOT, Projectplanning, Projectmijlpalen, Probleemoplossing en KWL. Zie hieronder een voorbeeld van het template ‘Effectief vergaderen’.
De templates zijn op te halen via ‘Menu invoegen’ op de werkbalk. Vervolgens kan daar ‘Sjabloon’ worden geselecteerd en verschijnt er een menu waarbij een keuze kan worden gemaakt uit de diverse templates. Check hier een voorbeeld voor het gebruik van een template in Microsoft Whiteboard.