De overgang naar een nieuw platform of software is geen kwestie van één nacht ijs. Sterker nog: het vraagt om een gedegen voorbereiding en uitvoering om de overgang tot een succes te maken. Oftewel: een adoptiestrategie is van groot belang om alle ins en outs van het proces te tackelen. Lennard Hoekstra is Microsoft 365 Business Consultant. In deze blog gaat hij dieper in op het belang van een goede adoptiestrategie.
“Voorheen kocht je een product of software en moest je de uitrol binnen je organisatie zelf regelen. In de jaren daarna zagen we dat dat niet altijd goed werkte en dat is op zich logisch: er is meer nodig om ervoor te zorgen dat je medewerkers gaan werken met de nieuwe tools en functionaliteiten die je software biedt en die mogelijk zijn”, vertelt Lennard Hoekstra. Lennard is Microsoft 365 Business Consultant bij Arrix. Veel medewerkers halen op deze manier lang niet alles uit de software en dat werkt soms ook in de hand dat zij helemaal niet blij zijn met de overgang naar nieuwe software. “We maken strategie en beleid samen met de organisatie voor de inrichting en uitrol, gezamenlijk zorgen we er voor dat we zo goed mogelijk de medewerkers mee nemen in de verandering.”
Overstappen naar een ander platform
Stel dat je organisatie wil overstappen naar Microsoft 365. “Dan moet je bedenken welke impact dat op je medewerkers heeft en ervoor zorgen dat die impact geminimaliseerd wordt en zelfs geoptimaliseerd wordt”, legt Lennard uit. Dat betekent uitgebreid in gesprek gaan met medewerkers over de impact, hoe bereid ze zijn om te veranderen en hoe ze naderhand ondersteuning willen. “Dan geef je al aan dat je openstaat voor input en dat er een verandering in de lucht hangt. Veranderen is altijd lastig, maar het geeft ook voordelen. Je medewerkers moeten wel weten wat er verandert en wat de voordelen zijn, anders steken ze er ook geen moeite in. Uiteindelijk moet je de kennis overbrengen, mensen moeten vaardig worden met het nieuwe platform en dan is er nog de nodige nazorg.” Om het nieuwe platform eigen te maken organiseren we trainingen en leveren we instructiemateriaal. De nazorg is bedoeld om de kennis te borgen in de organisatie maar ook voor bijvoorbeeld nieuwe medewerkers, om ook hen de nodige kennis en vaardigheid te geven.
ADKAR
Bij Arrix werken we vanuit het ADKAR-model: Awareness-Desire-Knowledge-Ability-Reinforcement. Of in het Nederlands: bewustwording, verlangen, kennis, vaardigheid en nazorg. Dit model geeft tijdens de adoptie en implementatie houvast. Lennard: “Voordat je heel praktisch allerlei zaken gaat inregelen en trainen, is er ook op de achtergrond veel te doen. Je moet van tevoren veel inregelen: een beleid maken bijvoorbeeld, een inventarisatie van bestanden en documenten, wat moet er gemigreerd worden. De hele adoptie is een samenspel van mens en techniek. Dat is soms heel complex en het is verstandig daar goed over na te denken.” Verschillende groepen hebben verschillende behoeften: waar de een liever klassikaal een training volgt, doet de ander dat bij voorkeur met een e-learning module. Uiteindelijk is het de bedoeling om zoveel mogelijk mensen te bereiken, zodat er sprake is van een succesvol implementatietraject.
Essentieel
En dus is een adoptiestrategie essentieel voor een succesvolle migratie naar het platform van Microsoft 365. Maak je medewerkers klaar, beoordeel de impact en zorg voor goede begeleiding. Met een adoptiestrategie regel je dat en zorg je ervoor dat je medewerkers op het nieuwe platform goed hun werk kunnen doen. “Met het platform van Microsoft kun je zo enorm veel. Je moet je alleen afvragen of je alles moet weten. Belangrijker is het om te kijken wat voor je organisatie essentieel is. En dan zijn er voortdurend updates. Je kunt ervoor kiezen om dat zelf bij te houden of dat eens in de zoveel tijd door een externe partij laten regelen. Ja, dat kan Arrix natuurlijk ook”, vertelt Lennard. “We laten dan de nieuwe functies en mogelijkheden zien. Daar bloggen we ook regelmatig over.”
Meer weten?
We vertellen graag over het opzetten en uitvoeren van een goede adoptiestrategie. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie!