Efficiënt samenwerken staat bij bedrijven steeds duidelijker op de kaart. Want hoe je dat als je allemaal op een andere locatie zit bijvoorbeeld? Onze consultant Bart-Jan Pranger komt in zijn contact met bedrijven en organisaties ook nog andere obstakels tegen. In onze blog bespreekt hij de mogelijkheden én het belang van ‘mensen centraal’ en efficiënt samenwerken.
Het klinkt misschien tegenstrijdig: zet in je ICT-ontwikkeling altijd de mens centraal. Maar toch klopt het. Immers, je ICT moet ondersteunend zijn en je medewerkers helpen om hun werk goed en slim te doen. Bart-Jan Pranger is vier jaar Microsoft 365 Consultant en als geen ander volgt hij deze regel. “Er is een belangrijke tweedeling in de ICT: er is een technische en functionele kant. Ik ben de laatste jaren bezig om bedrijven te vertellen wat Microsoft 365 is, maar met name om te laten zien wat ze hiermee in huis hebben. Wat zijn de mogelijkheden en wat kun je doen om je medewerkers daarmee blij te maken?”
Er zit meer in!
Laten we eerlijk zijn: veel bedrijven komen in het gebruik niet veel verder dan Outlook, Word, Excel en PowerPoint. “En dat is jammer, want er zit veel meer in. Je ziet dat er toch nog veel oude dogma’s bestaan over samenwerken. Goed samenwerken is essentieel en vaak valt het uiteen in communicatie, informatie en afspraken maken. Als je die drie combineert ben je al aardig aan het samenwerken. De nummer 1-applicatie in het gebruik is Outlook. Maar Outlook is niet de beste applicatie om efficiënt samen te werken. Als consultant hoor ik regelmatig dat de inbox een hoofdpijndossier op zich is, dat informatie vaak onvindbaar is en dat samenwerking daardoor sowieso niet heel soepel verloopt. Het is onduidelijk waar bestanden zijn te vinden. In een consult gaan we samen bekijken: hoe werk je samen en is dat de meest logische manier?”
Eerst het proces, dan de techniek
Tot voor kort was de gedachte: voor elk probleem is er een ICT-oplossing. Er is techniek en dat sluit vanzelf aan op het proces. Bart-Jan: “Maar je ziet steeds meer dat deze gedachtegang schuurt. Steeds meer bekijken we eerst het proces en zoeken daar de bijbehorende techniek bij, in plaats van andersom. Vanuit Arrix organiseren we bij organisaties inspiratiesessies om te laten zien welke mogelijkheden de applicatie heeft en medewerkers te laten zien met welke tools zij verder geholpen worden. Heel veel tools zitten gewoon in Microsoft 365. In de sessies zien wij echt dat als medewerkers eenmaal de tools kennen, ze zelf goed gaan nadenken over hun eigen werk- en samenwerkprocessen en kijken hoe de applicatie daarbij kan helpen. Microsoft 365 is als het ware een gereedschapskist vol mogelijkheden en je kan aangeven dat iemand ook eens een ander stuk gereedschap kan proberen om te zien of het daarmee prettiger werkt. Dus: laten zien wat de mogelijkheden zijn en daarmee aanzetten om zelf na te denken over de werkprocessen.”
Datumprikker
Vaak genoeg blijkt die gereedschapskist verrassende tools te bevatten. “Mensen hebben vaak geen idee welke mogelijkheden ze al gewoon in huis hebben. Een datumprikker bijvoorbeeld zit gewoon in Outlook. Dat werkt veel handiger dan een externe datumprikker, data kunnen direct in je agenda gecheckt en vastgelegd worden. Het is maar een voorbeeld.”
Teams
Zeker sinds de coronacrisis en noodzaak tot thuiswerken is Teams aan een snelle opmars begonnen. Niet alleen om op afstand te kunnen vergaderen, maar ook als ultieme plaats om efficiënt samen te werken. “Met Teams ga je van decentraal naar centraal werken toe. Je werkt als team als het ware om de bestanden heen, met een gezamenlijke vergaderzaal en centrale plaats om bestanden te bewaren en informatie te verzamelen. Geen dubbele informatie op alle individuele virtuele bureaus meer.”
En verder
“Maar onze ambitie gaat verder”, vertelt Bart-Jan. Arrix wil graag met klanten om tafel om op hoog niveau een plan te smeden, een roadmap met problemen en uitdagingen. “Als je dat gaat ontrafelen kom je meestal op dezelfde punten uit. Een wildgroei aan applicaties. Veiligheid. Opeenstapeling van data in bestanden en mails. Beheer: intern of extern? De infrastructuur: is de WiFi in orde en kun je vanaf verschillende locaties goed samenwerken. Het mooie is, is dat Microsoft 365 voor al die onderdelen de smeerolie is. We gaan aan de slag met de informatiechaos en dat levert echt een hoop op. Bekijk je werkprocessen en klopt je applicatielandschap daarbij? Inefficiënt (samen)werken kan duizenden euro’s per jaar kosten en dat is natuurlijk zonde. De focus op deze materie zou continu door elke organisatie mee moeten worden gewogen in de ontwikkelingen en beslissingen. Het maakt echt een verschil.”
Meer weten?
Bart Jan heeft al diverse bedrijven geïnspireerd met zijn inspiratiesessies op locatie of tijdens onze LABS events. Wil jij weten of je bedrijf hier iets aan heeft en hoe dit je bedrijf verder brengt? Download dan de inspiratiesessie die tijdens het LABS event in 2023 is opgenomen. .