Wanneer je in Microsoft Forms jouw enquêtes maakt, wil je diegenen die de enquête nog niet hebben ingevuld na verloop van tijd een notificatie sturen. Hierdoor maak je ze nogmaals attent op de enquête en kun je jouw respons verhogen. In Power Automaten kon je heel veel van deze werkstromen aanmaken, maar nu heeft Forms zelf deze functionaliteit. Wat het nog interessanter maakt om jouw enquête via Forms te delen.
Deze week delen we deze nieuwe functionaliteit met je. Dat niet alleen. Ook de verbeteringen die Microsoft doorvoer in Teams en SharePoint.
Microsoft Teams: De dichtheid van berichten instellen
Binnenkort is het mogelijk om de hoeveelheid berichten die je tegelijk op je scherm ziet van een chat in te stellen. Om het zo te houden zoals het nu is, kun je de “Comfortabele” modus instellen. Hierdoor zie je net zoveel content, zoals afbeeldingen, maar ook chatberichten tegelijk in beeld als altijd.
Figuur 1 De twee dichtheidsmodi van chatberichten instellen. Bron: Microsoft
Om meer berichten tegelijk op het scherm te zien, kun je de “Compacte” modus instellen. Hierdoor zie je meer content, zoals afbeeldingen, en chatberichten tegelijk op het scherm. Dit heeft alleen impact op de chat functionaliteit. Het heeft verder geen impact op de ervaring met het Teams en Kanaal panelen.
Figuur 2 Voorbeeld van de dichtheid van chatberichten. Bron: Microsoft
Microsoft Teams: Tag-beheer op tenant niveau
Straks kunnen zowel eigenaren als leden van een team zelf de standaard en nieuwe toegevoegde tags beheren. De beheerders van de Teams-omgeving kunnen wel een limiet instellen op de hoeveelheid te creëren tags en wie de tags kan beheren. Hierdoor wordt het systeem voor het beheren van tags duidelijker en hoeven leden niet eerst toestemming te vragen aan team-eigenaren om een tag toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen. Het wordt met deze wijziging meer in lijn gebracht met andere beheerconcepten binnen Teams zoals het beheren van Kanalen.
Wanneer er wel al instellingen met betrekking tot het beheren van tags zijn gewijzigd, worden deze niet geüpdatet.
Voor teams die na de implementatie van deze functie worden aangemaakt, is de nieuwe vorm van het beheren van tags standaard ingesteld. Wel krijgt de eigenaar van het team de optie om het beheer van tags uit te zetten voor leden.
Figuur 3 Instellingen voor het beheer van tags. Bron: Microsoft
Microsoft Forms: Form distributie en e-mail notificatie
Het is straks mogelijk om een Form of enquête direct per mail te delen met mensen of een distributielijst binnen de organisatie. De maker van het Form kan updates over de status van het Form krijgen.
Figuur 4 Mensen uitnodigen voor het invullen van een Microsoft Form formulier. Bron: Microsoft
Microsoft Forms stuurt automatisch periodieke e-mails met updates over onder andere hoeveel mensen het Form hebben ingevuld. Daarnaast krijgt de maker van het Form de mogelijkheid om genodigden periodieke notificaties te sturen per mail om het Form in te vullen wanneer ze dit nog niet hebben gedaan.
Figuur 5 Email notificatie van een Form-uitnodiging. Bron: Microsoft
Microsoft Teams: Teams app installatiebeleid
Binnenkort kan de beheerder van de Teams-omgeving via het app installatiebeleid apps kan selecteren die vooraf geïnstalleerd moeten worden in de Teams-omgeving en welke apps in de zijbalk van Teams moeten worden getoond. Op basis van Microsoft 365 Groepen, Beveiligingsgroepen en distributielijst groepen kan dit worden toegewezen. Zo kan de beheerder bepalen welk team welke app geïnstalleerd heeft en in de zijbalk ziet. Het installatiebeleid kan worden ingesteld vanuit het Teams beheercentrum door de beheerder van de Teams-omgeving.
Figuur 6 Het instellen van een installatiebeleid in het Teams beheercentrum. Bron: Microsoft
Microsoft SharePoint en Search: Mensgericht zoeken naar inhoud
Het wordt binnenkort gemakkelijker om content te vinden via mensen. Met mensgericht zoeken in SharePoint kun je inzoomen op wat iemand doet en maakt binnen een bedrijf in de Microsoft 365 omgeving. Je kunt hiermee door al het werk wat iemand gemaakt heeft bladeren, mits die persoon het gedeeld heeft met de organisatie. Microsoft zorgt ervoor dat er meer consistentie tussen SharePoint en Office.com wordt gebouwd, zodat het vinden van content van iemand mogelijk wordt.
Het vinden van content via een persoon gaat geïmplementeerd worden in Microsoft Search. Dit houdt in dat als je iemand zijn/haar naam intypt in de zoekbalk van Office.com, dat je alle door diegene gedeelde content vindt die hij/zij gemaakt heeft.