Verlies jij de grip op het inkoopproces? Bij veel organisaties ligt een groot besparingspotentieel bij een goed inkoopproces. Reduceren van kosten, verbeteren van kwaliteit en doorlooptijden verkorten zijn belangrijke processen binnen het inkoopproces. Hoe laat je het inkoopproces optimaal verlopen, welke mogelijkheden zijn er en wat past het beste bij jouw manier van werken? Dat lees je in deze blog.
Het inkoopproces
Onder het inkoopproces verstaan we het inkopen van producten, goederen en diensten. Steeds meer organisaties automatiseren dit proces. Dankzij een goed ingericht inkoopproces krijgt een organisatie meer inzicht in het bestelproces en de daarbij horende uitgaven.
‘’Een goed inkoopproces levert een tweeledig voordeel op, namelijk: tijdwinst én financiële winst’’
Binnen het inkoopproces onderscheiden we diverse fases. Deze fases zijn enerzijds een hulpmiddel voor een efficiënt verloop van het proces. Anderzijds is het een middel voor het achterhalen van problemen op het gebied van inkoop. Deze problemen zijn bijvoorbeeld extern wanneer een leverancier nalatig is. Echter, in de meeste gevallen liggen de problemen bij het interne proces doordat het inkoopproces niet goed verloopt.
Figuur 1: schematische weergave van het inkoopproces van Van Weele
Anno 2020 zijn de mogelijkheden voor het automatiseren van deze processen oneindig. Toch zien we in de praktijk nog regelmatig organisaties die het op de ‘’ouderwetse’’ manier doen. Voordelen van het automatiseren van het inkoopproces zijn onder andere:
- volledig inzicht in de verwachte kosten
- transparantie in het proces
- koppelingen met webshops
- direct inzicht in budgetten, contracten en prijsafspraken per leverancier
- nauwkeuriger werken
Om niet ondergesneeuwd te worden door al deze processen, is het van belang om grip op je proces te houden zodat je zelf de kapitein op je schip blijft.
Tips voor een optimaal inkoopproces
Door onze ervaring hebben we een aantal tips vanuit de praktijk hoe je jouw inkoopproces optimaliseert:
1. Vereenvoudig je inkoopproces
Overzicht is belangrijk voor het verbeteren van je inkoopproces. Dit realiseer je door een hoge mate van gebruiksvriendelijkheid voor de betrokkenen. Bepaal de meest efficiënte procedure en leg deze vast.
2. Handmatige handelingen in kaart brengen en automatiseren
In de praktijk zien we nog regelmatig dat betrokkenen een aantal handmatige handelingen doen. Deze handelingen kosten veel tijd en zorgen voor een hoge foutmarge. Tijd is geld en daarom automatiseer je dit proces graag.
3. Maak afspraken met je leveranciers
Voor een optimaal proces koppel je de factuur automatisch aan de leverancier, werkt je leverancier mee aan de juiste factuur eisen zodat je geautomatiseerde inkoopsysteem alles vervangt. Maak gebruik van (OCI) integraties zodat een bestellijst automatisch wordt overgenomen binnen het inkoopsysteem.
4. Kwaliteitsborging
Bij ontvangst van goederen vindt er elke keer een beoordeling plaats voor het waarborgen van de kwaliteit. Door het meten van de kwaliteit, bewaak je het inkoopproces.
Pakketkeuze
Wanneer je inzichtelijk hebt welke processen je wilt automatiseren, begint de zoektocht naar een pakket die hier goed bij aansluit. Kom tot een juiste selectie met de volgende aandachtspunten:
- Basisfunctionaliteiten van de software
- Gebruiksgemak, dit versnelt het adoptieproces
Het automatiseren van de inkoopprocessen zorgt voor nauwkeuriger werken, inzicht in je uitgaven en grip op je proces!
Webinar terugkijken
Om meer inzicht te krijgen in de mogelijkheden die er tegenwoordig zijn, informeren we jou over de mogelijkheden van Shpr. in ons onlangs gehouden webinar over Shpr krijg je een beeld van een volledig geautomatiseerd inkoopproces. Van aanvraag, bestelling en ontvangst tot aan de matching van de inkoopfactuur met de bestelling. We behandelen een aantal specifieke situaties, die vast ook voor jou herkenbaar zijn.