Build 2020. De jaarlijkse conferentie voor ontwikkelaars was dit jaar van 19 – 21 mei. Deze conferentie vond plaats in een nieuwe digitale vorm omdat het fysieke evenement is afgelast door de coronacrisis. Tijdens dit evenement werd de applicatie List aangekondigd. In de update van deze week komt deze tool daarom volledig aan bod.
Microsoft Lists
De naam geeft natuurlijk al iets weg, het is een tool waarmee je lijsten maakt en beheert. De nieuwe applicatie komt in Microsoft 365 en integreert met Teams, Outlook en SharePoint.
Om te beginnen beschikt de applicatie over een eigen ‘Home’ en mobiele app. Op deze plek staan al jouw lijsten en vanaf hier beheer je deze ook. De applicatie open je net zoals de andere Microsoft applicaties. Hierna maak je een nieuwe lijst aan. Dit kan op verschillende manieren. Een lege lijst, een template, een lijst op basis van een bestaande lijst of je importeert Excel data. Naast het aanmaken van een nieuwe lijst, zie jij je favoriete en recente lijsten ook staan in de applicatie.
Lists in Teams
Microsoft Lists ontbreekt uiteraard niet in Microsoft Teams. Zo werk je met Lists gemakkelijk samen aan lijsten vanuit Teams met gebruik van weergaven als kaarten, een kalender en rasters.
Vanuit Microsoft Teams plaats je bestaande lijsten in een kanaal. Je kunt ook direct een nieuwe lijst aanmaken in het betreffende kanaal. Pas de lijst na het creëren aan naar jouw wensen. Voeg onder andere nieuwe kolommen toe, definieer keuzes in een drop-down menu, maak nieuwe weergaven, filter de lijst en configureer regels. Al deze aanpassingen voer je gewoon vanuit Teams uit.
Een andere interessante functie is het openen van individuele items van een lijst. Deze bespreek je direct via de chat in Teams.
Templates voor een lijst
Er zijn een aantal templates beschikbaar waarmee je een lijst aanmaakt. Selecteer een template en dan beschik je onder ander over een een basisstructuur, een bepaald format, formulieren en conditionele voorwaarden. Bij de livegang van de applicatie zijn er acht templates beschikbaar zijn:
- Nieuwe medewerkers checklist
- Evenementen planning
- Goedkeuringen voor zakelijke reizen,
- Teamevaluaties
- Assetmanager
- Projectplanning
- Issue beheerlijst
- Social Media kalender
Presenteer je lijsten zo helder mogelijk. Gebruik weergaven. In Microsoft Lists zijn standaard vier standaard weergaven beschikbaar:
- Lijst
- Raster
- Galerij
- Kalender
Een lijst bestaat uit rijen en kolommen zoals je dat kent van SharePoint lijsten. Een raster is handig wanneer je lijstinformatie op een simpele manier bewerkt. Items met een afbeelding toon je met een galerij. Heb je informatie met datums? Gebruik dan de kalender weergave. Zie hieronder twee afbeeldingen van de weergave galerij en een kalender.
Instellen van regels op lijsten
Nieuw is het instellen van regels op lijsten. Met regels stel je op basis van if/then nieuwe regels in. Op basis van wijziging op een item verzend je bijvoorbeeld een notificatie naar één of meerdere personen. Of je verzendt een notificatie wanneer de datum van een bepaald item verloopt. Dit is maar een greep uit de mogelijkheden voor het instellen van een regel.
Delen van lijsten
Voor het delen van lijsten ken je bewerk- of leesrechten toe. Naast het delen van een lijst deel je ook individuele items waarbij je het bewerken in- of uitschakelt, een verloopdatum inschakelt of een wachtwoord toevoegt voor toegang. En met toegang kunnen deelnemers commentaar geven op de volledige lijst of op lijst-items.
