Thuiswerken in noodsituaties met Microsoft Teams en Kaizala

teams en kaizala

De uitbraak van COVID-19 (ook wel coronavirus genoemd) is een hot item bij de meeste organisaties in de koffiekamer. Nu de situatie ook in het noorden steeds dreigender wordt, breekt voor veel organisaties de noodsituatie aan. Vragen rijzen op als “hoe bereid ik mijn organisatie  voor op het verplicht thuiswerken zodat medewerkers hun werkzaamheden extern vervullen?” In deze situatie is het belangrijk dat werknemers overal en altijd beschikken over hun collaboratie- en communicatiemiddelen en toegang hebben tot relevante informatiebronnen.

 

Microsoft Teams en Kaizala faciliteren dit alles, maar ben je voorbereid op deze transitie? Ben je bang dat je enorme achterstanden oploopt wanneer je terugkomt op je werk? Dat is helemaal niet nodig. Er is namelijk een ideale oplossing voor, waardoor jij gewoon je werk kunt doen, contact hebt met je collega’s en de kans op besmetting minimaliseert. Laat zien dat je hebt meegedacht en ga zo effectief mogelijk thuis aan de slag met de volgende tips.

 

Stel een beleidsplan op bij noodbeheersing

Er ligt vast ergens een beleidsplan in een stoffig laatje van één van je ervaren collega’s. Hoogst waarschijnlijk is Teams daar nog niet in opgenomen. Terwijl deze app, naast collaboratie en communicatie, ideaal is voor thuiswerken. Gebruik je Teams in combinatie met Kaizala? Dan kun je door de verschillende chatfuncties intensief met je collega’s communiceren op afstand.

 

Ook afspraken over de taken zijn van groot belang. Hiermee voorkom je dat jij en je collega dezelfde werkzaamheden doen. Belicht de manier waarop thuiswerken vorm krijgt. Stel bijvoorbeeld richtlijnen op voor het gebruik van de chatfunctionaliteit in Teams en Kaizala.

 

Richt je eigen werkplek in

Thuiswerken is eigenlijk zo slecht nog niet. In het begin is het behelpen, maar wanneer je de smaak te pakken hebt is het best fijn. Je zit in je favoriete stoel en kunt de hele dag in je pyjama rondlopen. Met Teams heb je al je bestanden binnen handbereik. Eenvoudig en productief samenwerken aan- en in hetzelfde document is geen probleem.

 

Je houdt (groeps-) vergaderingen en videochat live. En geen zin om op te ruimen of een broek aan te doen? Vervaag dan je achtergrond, waardoor collega’s alleen maar focus hebben voor jou. Ben je klaar met al dat serieuze gedoe, ga dan aan de slag met een ontspannend spelletje of een flinke competitie via Kaizala.

 

Communiceer, communiceer, communiceer

Ondanks dat veel mensen al thuiswerken vertrouwen de meeste organisaties nog steeds op ritmes en kernuren die zijn opgebouwd rondom fysieke aanwezigheid op kantoor. Wanneer je vanuit huis werkt verandert de dagelijkse routine. Stem werkuren af met teamleden zodat ze weten wanneer je beschikbaar en bereikbaar bent om misverstanden te voorkomen. Stel in Teams een statusbericht in (aanwezig, afwezig, beschikbaar, een aangepaste status, enzovoorts) en deel deze informatie proactief. Teams maakt proactief delen op meerdere niveaus eenvoudig. Zo houd je regelmatig teamleden op de hoogte over de voortgang en betrek je leden door updates en belangrijke informatie te plaatsen op kanaalniveau binnen een Team.

 

Online vergaderingen

Wanneer je moet vergaderen aan de andere kant van het land, maar het huis niet meer uit mag, klinkt dat misschien als onheil. Via Teams vergader je moeiteloos met collega’s, maar ook met klanten, leveranciers en andere betrokkenen. Dat de ander Teams niet gebruikt, is geen probleem. Vanuit Teams stuur je een uitnodiging waardoor ze direct worden toegevoegd aan de vergadering. Op deze manier mis je niets en zeg je geen afspraken af in deze periode van chaos!

 

Bron

Spataro, J. (2020, maart 5). Our commitment to customers during COVID-19.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Vond je deze blog interessant?

Schrijf je dan in voor onze wekelijkse, korte nieuwsbrief en ontvang handige tips en interessante kennis van onze experts in je inbox. Mis dit niet!

Stuur mij de nieuwsbrief

Je privacy is 100% gegarandeerd.

© 2019 · disclaimer · voorwaarden · privacy · cookies · concept: Custard on & offline communicatie · realisatie: Arrix