Veel bedrijven roepen hun medewerkers op om voorlopig thuis te werken. Het RIVM adviseert dit ook. Nu het aantal besmettingen dagelijks nog toeneemt dam je het virus het beste in met thuiswerken. Maar wat is nodig om effectief thuis te kunnen werken?
Idealiter beschikt een thuiswerker over dezelfde functionaliteit als op de kantoorwerkplek. Veel bedrijven hebben dit al geregeld voor (een deel) van hun organisatie. Men wil weten hoe je deze functionaliteit uitbreidt, zodat meer medewerkers deze faciliteiten gebruiken. Maar wat als je binnen je organisatie nog niets geregeld is? Wat zijn dan de opties?
Maak je al gebruik van thuiswerken?
SSL/VPN
In veel bedrijven kunnen maar een beperkt aantal personen thuiswerken. Dit betekent dat er niet voor iedere medewerker een licentie is om veilig in te loggen. Voorbereid zijn op corona? Breng dan in kaart wie er een licentie heeft en hoeveel je er nog nodig hebt. Het aanschaffen van aanvullende SSL/VPN licenties is dan het enige wat je te doen staat. Hierbij zijn er twee mogelijkheden:
1. Je gebruikt een eigen SSL/VPN voorziening.
In dit geval schaf je extra user licenties aan om het aantal thuiswerkplekken uit te breiden. Bij de Juniper oplossing kun je tijdelijk (8 weken) een onbeperkt aantal users licentie aanschaffen. Uiteraard moet de onderliggende hardware deze groei aan kunnen. Bij voorkeur gebruik je two factor authenticatie in combinatie met een SSL/VPN verbinding. Ook deze licenties moet je aanschaffen.
2. Je gebruikt een Hosted SSL/VPN voorziening van Arrix.
Hierbij breid je het aantal users naar behoefte uit. De kosten bedragen € 50,- per user per maand, voor een minimum periode van een jaar.
Office 365
Het kan ook zijn dat je bedrijf werkt met Office 365. Office 365 is een tool waarmee je overal en altijd beschikking hebt over je gegevens. Dus ook thuis! Dit betekent niet dat je (zoals bij SSL/VPN oplossingen) toegang hebt tot alle bedrijfsapplicaties maar je deelt wel documenten en werkt eenvoudig samen met behulp van de diverse apps van Office 365. Denk maar eens aan Teams, waardoor je gemakkelijk contact hebt met je collega’s. Maar ook apps zoals OneDrive en SharePoint waarmee je eenvoudig documenten deelt.
Maak je geen gebruik van thuiswerken?
Office 365
Dan is Office 365 niet meteen een voor de hand liggende optie. Althans niet om tijdelijke calamiteiten direct op te vangen. Office 365 is een tool met veel mogelijkheden. Voordat je dit implementeert is het van belang om te zien welke voor jouw organisatie van belang zijn. Dit vereist een grondige voorbereiding en een specifiek op de situatie uitgewerkte implementatie. Deze stap vereist goede communicatie en planning en is dus minder geschikt om snel te realiseren.
Teams
Heb je geen Office 365 en wil je wel met Teams werken? Dan is er nu een mogelijkheid. Microsoft geeft de benodigde software tijdelijk gratis weg vanwege het coronavirus. Het is een gratis probeerversie van zes maanden. Teams is een dienst voor videobellen, vergaderen en chatten. Standaard heeft Microsoft al een gratis versie, maar Microsoft laat gebruikers nu de geavanceerde, betaalde functies gratis gebruiken. Dit is geen volledige thuiswerkoplossing maar je ondersteunt eenvoudig een aantal processen om op afstand samen te werken. Deze actie is inmiddels afgelopen.
SSL VPN
Is meer functionaliteit gewenst dan is een SSL/VPN verbinding de beste oplossing. SSL/VPN stelt op een beveiligde wijze programma’s en/of gegevens beschikbaar voor gebruikers die niet op het bedrijf aanwezig zijn. Met SSL VPN hoef je alleen maar in te loggen op een bepaalde URL. Je logt in met een gebruikersnaam en wachtwoord. Inloggen door middel van 2 factor authentication is extra veilig. Hiermee voorkom je dat iemand, die onbedoeld een gebruikersnaam en wachtwoord in handen krijgt, toegang heeft tot de interne bedrijfssystemen.
Het kost veel tijd om een SSL/VPN op te bouwen op basis van eigen apparatuur en dit heb je niet meteen up and running. Je bent afhankelijk van de levertijden van apparatuur en licenties die je hiervoor nodig hebt. Bovendien moet het je ook nog implementeren.
Met een hosted SSL/VPN thuiswerkoplossing bouw je relatief snel een SSL/VPN verbinding op. Deze apparatuur faciliteren wij aan onze klanten in combinatie met onderhoud en helpdesk ondersteuning. Vanuit ons datacenter maken wij een VPN verbinding met jouw bedrijf en voeren de gegevens van de thuiswerkers in. Dit kost enige tijd. Op dit moment is daar nog ruimte voor in de planning. Maar het is niet te voorspellen hoe zich dit de komende weken ontwikkelt. Op basis van beschikbare mankracht kan de implementatie van deze oplossing langer duren.
Regel thuiswerken voor jouw medewerkers
Neem bovenstaande opties goed door en bedenk welk risico jij met je bedrijf wilt en kunt lopen. Thuiswerken is een goede preventieve maatregel, maar is ook van nut als er besmetting in jouw bedrijf is geconstateerd. Met het toenemen van het aantal besmettingen wordt de noodzaak van thuiswerken alleen maar groter. De RIVM adviseert dit ook. Heb jij het al geregeld?
Meer informatie over thuiswerken