Teams; hoe zat het ook alweer?

Nu we weer, na aanscherping van de maatregelen, thuis werken  gaan we Teams ook meer gebruiken. Maar hoe moest dat ook alweer en hoe nodig je gastgebruikers uit?

 

Wat is Microsoft teams

Microsoft Teams is een samenwerkingsplatform binnen Office 365 waarmee je communiceert met collega’s maar ook met externe ( gastgebruikers).

 

Vormen van communicatie

Teams onderscheidt 3 vormen van communicatie:

• Beeld- en audio bellen ( 1 op 1 of met een groep)
• Chat ( 1 op 1 of met een groep)
• Bestanden en mappen delen

 Je communiceert binnen Teams zowel met mensen binnen jou organisatie als  daar buiten. Dit noem je gastgebruikers.

 

Bewustwording binnen Teams

Het werken in Teams, met en zonder gastgebruikers, begint altijd met de beveiliging van Teams en hoe je dit opzet. Wees je ervan bewust wat er binnen het team gebeurt. Een voorbeeld is dat medewerkers denken dat ze (gast) gebruikers rechten geven op een apart kanaal maar dat ze de gast in werkelijkheid het hele team met alle onderliggende kanalen toegang geven. Met het geven van rechten voor (gast)gebruikers deel je ook alle onderliggende onderdelen en kanalen met die (gast)gebruikers, tenzij er nog sprake is van privékanalen binnen dat team. Voor het privékanaal gelden afwijkende rechten. Voorkom dat er onbedoelde (gast)gebruikers bij documenten kunnen en maak jouw medewerkers hier altijd bewust.

 

Teams en Gasten hoe zat het ook alweer?

Mensen die niet binnen jouw organisatie vallen noem je “gastgebruikers “. Ook met deze mensen deel je gewoon bestanden en vergader je mee.

Jouw organisatie nodigt alleen gasten uit als dit is aangezet door de beheerder van office 365. Deze optie staat standaard uit. Gasttoegang in Teams is handig, maar denk er goed over na voordat je deze mogelijkheid aanzet. Naast het “inschakelen” van gasttoegang is het werken aan bewustwording en adoptie een voorwaarde om te voorkomen dat medewerkers onbedoeld data delen met gastgebruikers.

Zodra je Teams open stelt voor gastgebruikers voeg je eenvoudig gastgebruikers toe. Het enige wat je hiervoor nodig hebt is het e-mailadres van deze gebruiker. Microsoft Teams geeft zelf aan of het om een gastgebruiker gaat. Teams controleert namelijk het e-mailadres. Wanneer dat niet voorkomt binnen de Office 365 omgeving van jouw organisatie geeft Teams een melding dat het om een extern e-mailadres gaat en daarmee dus om een gastgebruiker.

De gastgebruiker krijgt dan een mailtje met een uitnodiging erin. Wanneer de gastgebruiker deze accepteert krijgt deze toegang tot het team waarvoor je hem of haar hebt uitgenodigd of toegang tot de vergadering.

 

Gasten binnen een Team

Wanneer er gastgebruikers in een team zitten dan zie je dit in de balk waar ook de naam van het team staat. Kijk altijd goed of er gasten in een team zitten zodat je niet onbewust documenten plaatst die gastgebruikers niet mogen zien. Maak dit bekend binnen jouw organisatie. Gastgebruikers hebben niet dezelfde mogelijkheden binnen een team als gebruikers uit je eigen organisatie. Per team zet je verschillende instellingen speciaal voor gasten aan- of uit, bijvoorbeeld het bewerken of verwijderen van verstuurde berichten.

 

Vergaderen met gasten

Om te kunnen vergaderen met gasten kun je kiezen voor “direct vergaderen” of een “vergadering plannen”. In beide gevallen moet je het email adres van de gastgebruiker invoeren. Heeft de gastgebruiker het mailtje ontvangen dan kan hij of zij deelnemen aan de vergadering. Diegene hoeft hiervoor geen teams te hebben. Hij of zij vergadert mee via de web versie van Teams, zie hiervoor “ Teams voor gasten” .

 

Handleiding

Weet je even niet meer hoe je een vergadering moest starten? Download dan onze gratis handleiding die je wegwijs maakt in het gebruik van Teams.

Download handleiding