Gastgebruikers toevoegen aan Teams

Nu we allemaal gewend zijn aan (video)bellen binnen Teams kijken we verder naar de andere functionaliteiten. Het werken binnen Teams kan alleen als je een Office 365 licentie hebt.

Microsoft Teams is meer dan alleen maar (video) bellen. Het grootste voordeel van Microsoft Teams is dat alle communicatie/documentatie op 1 plek staat. Op deze manier behoud je makkelijk overzicht.

Ook samenwerken met mensen buiten jouw organisatie

Met Teams kon je altijd met iedereen binnen jouw organisatie samenwerken, sinds 2017 voeg je gastgebruikers toe aan Microsoft Teams. Hierdoor werk je makkelijker samen met mensen buiten jouw organisatie. De mensen buiten jouw organisatie noem je “gastgebruikers”. Deze maken gebruik van de gasttoegang. Hiermee voorkom je dat medewerkers in jouw organisatie zelf manieren bedenken om te samen te werken, bijvoorbeeld door Dropbox te gebruiken. Daarnaast geeft Teams alle medewerkers één toepassing voor samenwerken, zowel intern als extern.

De mogelijkheid voor gasttoegang staat binnen Teams standaard uit. Gasttoegang in Teams is handig, maar denk er goed over na voordat je deze mogelijkheid aanzet. Naast het “inschakelen” van gasttoegang is het werken aan bewustwording en adoptie een voorwaarde om te voorkomen dat medewerkers onbedoeld data delen met gastgebruikers.

Hoe nodig je gastgebruikers uit?

Zodra Teams is opengesteld voor gastgebruikers voeg je eenvoudig gastgebruikers toe. Het enige wat je hiervoor nodig hebt is het e-mailadres van deze gebruiker. Microsoft Teams geeft zelf aan of het om een gastgebruiker gaat. Teams controleert namelijk het e-mailadres. Wanneer dat niet voorkomt binnen de Office 365 omgeving van jouw organisatie geeft Teams een melding dat het om een extern e-mailadres gaat en daarmee dus om een gastgebruiker.

De gastgebruiker krijgt dan een mailtje met een uitnodiging erin. Wanneer de gastgebruiker deze accepteert krijgt deze toegang tot het team waarvoor hij of zij uitgenodigd is. Maakt de gastgebruiker al gebruik van Teams binnen een andere organisatie? Selecteer dan de organisatienaam rechtsboven hiermee wisselt diegene eenvoudig van omgeving.

Doordat de naam van de Office 365 omgeving duidelijk zichtbaar is weet je altijd in welke omgeving je op dat moment werkt. Je krijgt alleen berichten van de omgeving waarin je werkt. De andere omgeving, waarin je niet werkt, geeft het aantal “gemiste” berichten weer. Je mist niks van de andere omgeving want je krijgt mailbevestigingen van die berichten.

Gasten binnen Microsoft Teams

Wanneer er gastgebruikers in een team zitten dan zie je dit in de balk waar ook de naam van het team staat. Kijk altijd goed of er gasten in een team zitten zodat je niet onbewust documenten plaatst waarvan je niet wilt dat gastgebruikers die zien. Maak dit bekend binnen jouw organisatie. Gastgebruikers hebben niet dezelfde mogelijkheden binnen een team als gebruikers uit je eigen organisatie. Per team zet je verschillende instellingen speciaal voor gasten aan- of uit, bijvoorbeeld het bewerken of verwijderen van verstuurde berichten.

Gast gebruikers beheren binnen Teams

Gasttoegang wil je goed beheren. Je wilt weten wie buiten jouw organisatie toegang heeft tot jouw Teams omgeving en welke content voor hen beschikbaar is. Dit vind je in het Teams admin center, deze is alleen toegankelijk voor de beheerder(s) van Teams.

Bewustwording binnen Teams

Het werken in Teams, met en zonder gastgebruikers, begint altijd met de beveiliging van Teams en hoe je dit opzet. Wees als gebruiker van Teams ervan bewust wat er  binnen het team gebeurt. Een voorbeeld is dat medewerkers denken dat ze (gast) gebruikers rechten geven op een apart kanaal maar dat ze de gast in werkelijkheid het hele team met alle onderliggende kanalen toegang geven. Met het geven van rechten voor (gast)gebruikers deel je ook alle onderliggende onderdelen en kanalen met die (gast)gebruikers, tenzij er nog sprake is van privékanalen binnen dat team. Voor het privékanaal gelden afwijkende rechten. Om te voorkomen dat er onbedoelde (gast)gebruikers bij documenten kunnen is het van belang dat jouw medewerkers hier altijd bewust van zijn.