In data, zoals je cijfers en resultaten, ligt veel informatie verborgen. Natuurlijk kun je je beperken tot het jaarverslag met een overzicht van de cijfers, maar je kunt ook proactief te werk gaan in je data inzetten om betere bedrijfsresultaten te halen. Onze adviseur Lennart Schultz vertelt er meer over.
Er zijn verschillende manieren om aan je cijfers te komen. Wat wij veel zien is dat mensen zelf een datadump maken van hun systeem en transporteren dat naar Excel waar de gegevens worden bewerkt. Het kost veel tijd en geeft uiteindelijk een rapport dat je door de organisatie stuurt. Vaak is dit rapport een overzicht van de combinatie verkoop-financieel. Feitelijk is het rapport een beeld van historische gegevens, want op het moment dat de datadump klaar is, zijn de cijfers al niet meer up-to-date. Acteren op deze cijfers is dan ook altijd reactief.
Cijfers kunnen meer doen!
Het is jammer als je je cijfers op deze manier gebruikt, want cijfers en data kunnen veel meer doen voor je bedrijfsvoering. Ze hebben een voorspellende waarde en je kunt er dus proactief mee aan de gang. “En je kunt notificaties laten versturen aan de hand van je gegevens”, vertelt Arrix-adviseur Lennart Schultz. “Stel je voor dat je een rapport maakt van openstaande posten. Er is een debiteuren-dashboard waarin je ziet welke facturen een bepaalde termijn hebben verstreken. Dat wil je eigenlijk altijd bij de hand hebben, want dit zijn dingen waar je op wil sturen. Maar je kunt ook notificaties laten lopen vanuit zo’n rapport, bij een tweede herinnering of bij een verstrijking van een betalingstermijn bijvoorbeeld. Dan kun je daar gericht actie op ondernemen. In plaats van reactief ga je dan proactief werken: het rapport vertelt je als het ware wat je moet gaan doen.”
Cockpit
Op deze manier werken is niet moeilijk. Alle gegevens zijn in principe beschikbaar. “Vaak gaat het om bewerking van gegevens en het op de juiste manier beschikbaar stellen daarvan. Belangrijk is: het zijn live, realtime, gegevens en het ís al een rapport. Hoe je het inricht? Je maakt als het ware een cockpit, een totaaloverzicht met grafieken en tabellen die je een eerste overzicht geven. Je kunt doorklikken om de onderliggende gegevens in te zien. Stel: je hebt een overzicht van de brutomarge. Daar kun je op klikken om te zien welke artikelgroepen goed verkocht zijn, en wanneer. Die gegevens zijn allemaal beschikbaar. Dit heet een drill down: afdalen van algemene gegevens naar meer specifieke informatie. Het is echt zonde van je waardevolle data om er verder niets mee te doen en alleen maar vast te leggen in een rapport.”
De voordelen van proactief werken
Door proactief gebruik te maken van je data en cijfers krijg je veel meer inzage in bijvoorbeeld openstaande facturen, loopt je voorraadbeheer op rolletjes en hou je een vinger aan de pols als het gaat om beschikbaarheid van je personeel. Lennart: “En het geeft ook diepere inzichten: welk product wordt het meest verkocht? Welk product per maand, is het seizoensgebonden? Daar hoef je niet direct op te acteren, maar is wel goed om te weten.” Toch ziet Lennart dat veel bedrijven nog op de reactieve manier werken en zo een kans laten liggen. “Ze zijn het normaal gaan vinden om zo te werken en sommige mensen vinden het ook leuk om dit werk te doen. Dan is het soms lastig afscheid nemen. Terwijl je met live en up-to-date cijfers je bedrijf of organisatie beter kunt laten renderen. Ook in meetings kun je direct de up-to-date cijfers presenteren en dat levert vaak al een heel ander gesprek op, waarin je werkelijk proactief kunt gaan werken. Het zijn de cijfers van het hier en nu, niet van een half jaar of langer geleden.”
Meer weten?
We leggen met plezier uit hoe je proactief met je data en cijfers aan de slag kunt. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie!